フリーランス&個人事業主必読!請求書や契約書の書き方完全攻略

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どうも、アートディレクターのhashiken(@conteanime)です。

 

フリーランスや個人事業主としてクライアント企業の仕事をもらって働くときに避けてとおれないのが、契約書・見積書・発注書・請求書など各種書類について制作です。

 

ハシケン
慣れてしまえばルーチーンとしてやれる作業なんですが・・・最初はどうしていいか悩むことも多いんじゃないでしょうか?

 

会社を独立してあなた一人でで生きていく以上は必須な知識だと思うので、今回は契約書・見積書・発注書・請求書それぞれの書き方とポイントをまとめてみました。

 

わからなくなった時に参考にしてください!

 

★この記事では、自分自身も個人事業主として日々の会計入力や請求書作成に使用しているクラウド会計ソフト「MFクラウド」のテンプレートを使用しています。

 
運営者の経歴的にイラストレーターやデザイナー関連が多いためその方向がメインとなりますが、他の業種にも活かせる内容で構成しています。

業界や企業によっては別途特殊なルールがある場合もありますので、あらかじめご了承下さい。

 


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はじめに、各書類が登場する状況のざっくりした流れ

フリーランス 契約書 発生する流れ

Pixabay

 

クライアント
この間提出いただいたポートフォリオとてもよかったです、ぜひキャラクターイラストの制作ををお願いしたくご連絡させていただきました!
フリーランスのイラストレーター
ありがとうございます、うれしいです!
クライアント
○○という案件のイラスト制作をお願いします、契約内容はこちらの「契約書」に記載してあります。ごらんいただいて問題ないようでしたら署名捺印いただき、お手数ですが収入印紙も添付して一部を弊社までご返送下さい!
フリーランスのイラストレーター
了解しました。あっもう一つ書類あるようですけど、これは・・・?
クライアント
「秘密保持契約書」です。案件の内容や完成したイラストを弊社の許可なくSNSにアップしたりしないでくださいねーというお約束のやつですよ、最近は炎上騒ぎもシャレにならないですしね(笑
フリーランスのイラストレーター
あーそうなんですね(苦笑 承知しました、ではこちらにも署名捺印してご一緒にお送りします。

 

数日後・・・
クライアント
おまたせしていました、契約の方が弊社内で無事締結しましたので早速発注させてください! こちらのキャラクター制作指示書をもとにイラスト制作の方をお願いします。
フリーランスのイラストレーター
ありがとうございます、がんばります!
クライアント
作業にお入りいただく前にまず「お見積書」をお送りください、金額や内容に問題がなければ「発注書」を作成して返送いたしますので届きしだい制作を開始していただければと思います。
フリーランスのイラストレーター
わかりました、すぐに作成してお送りしますのでお待ちください!

 

数週間後・・・
フリーランスのイラストレーター
納品のご連絡いただけて良かったです、とちゅう何度も修正指示いただいてご迷惑おかけしました;
クライアント
いえいえ、こちらこそ迅速に調整対応いただけて助かりました。無事納品が完了しましたので、発注書にもとづき「請求書」を作成してお送りください。こちらに届きしだい速やかにお支払いの処理を進めさせていただきます。
フリーランスのイラストレーター
はい、承知しました!
クライアント
その後念のために「検収書」もお送りしますので、よろしくご査収下さい。このたびはお作業いただきありがとうございました。また次の機会もよろしくおねがいします!
フリーランスのイラストレーター
ありがとうございました、こちらこそまたよろしくお願いします!

 

フリーランスや個人事業主における「契約書」のポイント

フリーランス 個人事業主 契約書 書き方

Pixabay

契約書(けいやくしょ)とは、契約を締結する際に作成される当該契約の内容を表示する文書をいう。当該契約の当事者が作成したことを証するために、署名や記名押印(実務上、両者は「調印」と呼ばれる。

wikiより引用

 

書式はさまざまです、ない会社もあるかもしれません。一般的には業務の契約内容をまとめてお互いの立場や責任の所在を明確にするものが多いようです。

 

ただなかには過剰な責任を負わせかねない一文を長い文章の中にそっと織り込んでくることもありえるので、特に新しい企業と最初に契約を交わすときは熟読するようにしましょう。

 

ハシケン
・・・自分も結構なあなあですませちゃうことがありますが、そういうときに限ってあとで面倒なことが起こったりするものです・・・契約書あるあるですね;

 

よくわからない点は必ず事前に確認しておきましょう、契約締結した後に気づいても変えることが難しい状況もあります。

 

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フリーランスや個人事業主における「秘密保持契約書」のポイント

フリーランス 個人事業主 秘密保持契約書

Pixabay

秘密保持契約(ひみつほじけいやく、英語: Non-disclosure agreement、略称: NDA)とは、ある取引を行う際などに、法人間(または自然人との間)で締結する、営業秘密や個人情報など業務に関して知った秘密(すでに公開済みのものや独自にないし別ソースから入手されたものなどを除外することが多い。)を第三者(当該取引に関連する関連会社や弁護士、公認会計士などを除外することが多い。)に開示しない(行政庁や裁判所の要求する場合、その他法律上開示義務がある場合などが除外されることが多い。)とする契約。機密保持契約、守秘義務契約ともいう。同時に秘密情報の利用禁止が定められることも多い。

wikiより引用

 

いわゆる、案件の内容をよそに一切漏らさないための契約です。

 

一見すると重々しい響きですが基本的にはやった作業について許可なく外部にぺちゃくちゃ喋ったり見せたりしないでねという一般的なお約束なので、普通に対応していれば問題はありません。

 

ハシケン
ただ最近はSNSの炎上というケースも色々ともあるので、企業としては必ず釘を差しておくべき部分になっています;

 

特にイラストレーターの場合は、クライアントや案件によっては描いた絵に関してあなたがやったものだと言っていい場合とダメな場合があるので必ず事前に確認しておきましょう。

 

会社の方針や版権物、下請けか元請けかによってもさまざまなパターンがあります。

 

フリーランスや個人事業主における「見積書」の書き方とポイントのまとめ

見積書 参考画像

MFクラウドのテンプレートを使用しています

見積(みつもり)とは、金額・量・期間・行動を前もって概算すること。見積り、見積もりとも書く。また、それらを書面に記載したものを見積書(みつもりしょ)と呼ぶ。

wikiより引用

 

作業の労働対価として、金額をこのくらいくださいということをあなたがまず企業側に提示するものです。

 

ハシケン
とはいえ金額を決めるというのはやはり難しく、慣れても毎回これでいいのかと悩む部分かもしれません;

 

最初はどうしても企業の言い値にしたがうケースが多いですが、あるていど信頼関係が築いていけたら交渉の余地も出てきます。

 

見積もりを出すときはやたら低くして相手のご機嫌をうかがうより、あなた自身がその金額で作業をして納得いくかどうかをちゃんと優先した方がいいでしょう。

 

仕事を得るためにムリしすぎても結局長く続かないですし、何よりあなた自身のモチベーションがたもてるかどうかは個人で仕事していく上ですごく重要な部分になります。

 

常識はずれの高額はもちろん逆効果ですが、ギリギリの妥協線をねらう攻めの姿勢も必要です。

 

ハシケン
もちろん、クライアントの望むようなレベルの仕事をあなたがこなせることが大前提です

 

フリーランスや個人事業主における「発注書」のポイント

発注書 参考画像

MFクラウドのテンプレートを使用しています

発注する企業が、発注内容を記載して受注先の企業に提出する書類。受注先から提示された見積書を検討し、発注を決めた場合に作成する。

コトバンクより引用

 

会社によっては注文書という場合もあります、あなたの出した見積書の金額を踏まえて企業側から出される書類です。

 

ない場合もあるかもしれませんが、あなたが仕事を依頼された証明にもなるのでなるべくならもらっておいたほうが変にもめずにすむでしょう。

 

契約の額と納期、支払い時期などが明記されてることが多いです。一般的な企業だと納品された翌月末あたりが支払いのタイミングのことが多いですが、なかには2ヶ月先くらいになる企業もあったりします。

 

ハシケン
あなた自身の生活にも影響するので、支払のタイミングについてはしっかり確認しておきましょう!

 

フリーランスや個人事業主における最も大事な「請求書」の書き方とポイントのまとめ

請求書 参考画像

MFクラウドのテンプレートを使用しています

 

顧客に代金の支払いを請求するための文書。顧客から検収書を受領した後や納品を行った後に発行する。

wikiより引用

 

最終的にあなたが成果物を納品したあと、発注書をふまえて作成して企業に提出します。この請求書をもとに企業内部で会計処理など行われて、あなたに代金が支払われます。

 

請求書には押印が必要なことも多いので、必ずクライアントの要望を確認しましょう。

 

最初に紹介したMFクラウドは電子印鑑もつかえて企業によってはそのままメール添付で構わなかったりもしますが、現物の書面をプリントアウトして郵送で送ってくれというアナログ重視の企業もたまにあります。

 

ハシケン
こればかりは企業のやりかたに合わせるしかないので、めんどくさくても素直に従っときましょう;

 

請求書の書き方で特に気を付けたい部分

 

☑請求書番号・・・MFクラウドやオンラインで手に入るテンプレートを使用すると、通し番号がつく場合もあります。あなたの管理として使う部分ですが、相手に気にされる場合は非表示にしてもいいでしょう。

☑請求書のあてさき・・・どこの会社の何の部署のどんな役職の誰誰さん、というとこまで書くのが基本ですが悩むようなら最初に聞いておくと楽でしょう。

☑請求する内容・・・どの案件の何という名前のキャラクターか、デザインか、明確に記載しておきましょう。

☑消費税と源泉徴収・・・消費税や源泉徴収額は請求書の時点で計算しておくのが基本です。仕事の依頼をはじめに受けた際は、報酬は消費税が含まれた金額の「内税」か含まれていない「外税」かを確認しとくのも重要です。

報酬に消費税が含まれている場合は、消費税込みの金額に10.21%をかけて源泉徴収額を計算します。

報酬額と消費税額を明確に分けている場合は、消費税を含めていない報酬金額に10.21%をかけて算出しても良いことになっています。

個人事業主メモより引用

・100万円以下の場合 源泉徴収税額 = 支払金額 × 10.21%
・100万円を超える場合の算出方法 源泉徴収税額 =(支払金額 − 100万円)× 20.42% + 102,100円

100万円以下の場合は源泉徴収税額のうち、10%は所得税額で、0.21%は復興特別所得税額となります。100万円以上の場合には20%が所得税額、0.42%が復興特別所得税額になります。

Money Forward クラウド請求書より引用

 

☑支払期限・・・請求する日の月末か、翌月末にすることが多いでしょう。クライアントとの間で支払いサイトが決まっている場合はそれに従って記載します。

☑振込先の口座・・・屋号付き口座を使用している場合、屋号のみか屋号+あなたの名義で振り込んでもらう必要があります。屋号付き口座であなたの名義だけだと正しく入金されない場合があるので気を付けましょう。

 

☑特記事項・・・「振込手数料は弊社でお支払いください」などはあらかじめ入れておくと安全です。

 

フリーランスや個人事業主における「検収書」とは?

フリーランス 個人事業主 請求書 検収書 書き方

Pixabay

検収書とは、発注先の企業から納入された商品の数量や種類、内容などについて、問題なく適切なものであることを発注者が点検したことを証明する文書のことです。

Make Leapsより引用

 

ない場合も結構あります、もしくは似たようなほかのものが渡されることもあるでしょう。納品したことのクライアントからの証のようなものなので、もらった場合は大事にしておきましょう。

 

ハシケン
企業側からすると、検収書提出後は納品物に対しクレームなどしないと伝えた証でもあるのですが・・・だからなのかあえて渡してこない会社も多いようです。

 

フリーランス&個人事業主の、見積書・請求書の書き方や秘密保持契約書などに関するまとめ

フリーランス 個人事業主 請求書 どうやって書く?

Pixabay

 

よくある流れにそってまとめましたが、結局はそれぞれが何のための書類か把握しておけば処理や作成も楽になると思います。

 

また記事内でも紹介したMFクラウドをただで登録しておいて、請求書などの契約書制作用に使ってみるのもいいでしょう。

 

下画像のように様々なテンプレートから契約書ごとに選べるので、企業によって最適なものを使用することができます。

 

運営者が実際に利用している画面のキャプチャです

 

 

契約書関連に慣れないうちはあなた自身でチェックリストを作成して、作業工程ごとにきちんと提出をすませたか確認するクセをつけていくのもいいかもしれません。

 

期限前の確認事項として毎回言ってくれる企業もあれば、あなたの方から言わないと放置している企業もあるものです。

 

ハシケン
お金のからむ大事な部分なので、何かあったらあなたの方からいつでも疑問点を確認していきましょう!

 

 

 

 

 

 

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